人間は完璧ではありません。そして人間は「ラクをしたい」という気持ちが標準装備で備わっています。これは脳の仕組みがそうなっているのです。
自分の「弱さ」を理解していると、その「弱さ」に対して対策を立てれます。
行動する前から成功する可能性を高めるために、行動を修正する「時間」を事前に確保して、うまくいかない時の対策を立てます。
軌道に乗ってくると雰囲気のよさだけで「何となく」進めてしまいますが、うまくいっているときほど「成功要因」を把握、分析し、それを「次の行動でどう再現するか」を考えて行動します。
【３つの準備】
行動する前に目標を明確に設定し、「手段」を目的化させることなく、スピーディーに行動を起こします。重要なのは
「背伸びした目標の自己設定」
「目的の明確化」
「行動のスピード」
これらは行動する前に自分で準備できるものです。
「背伸びした目標の自己設定」は、目標達成しないリスクを少なくするために、与えられた目標よりも少し高い目標を自分で設定し、自分に課しています。
高すぎる目標だと「あきらめ感」が強くなりモチベーションが下がるので、「つま先立ちでギリギリ届くぐらい」の目標を自分で設定し、そこを目指して行動を開始するのです。
多少の変化があっても最終的に目標達成する確率が高くなります。
・「目的の明確化」は手段を目的化しないための対処策です。
・「行動のスピード」は期限を決めて行動することで、効率を高めて納期（目標）に遅れないようにする対処策です。
私の場合は、「ブログ」を始めてから時間配分に気を遣うようになりました。朝一番にブログ、帰宅後ブログ、一日のトータル１時間前後。そのために早めに休んだり、帰宅後SNSを確認したり、動画を視聴したりすることはなくなりました。
【やるべきことがリスト化され、事前にチェックできている】
会社に出勤してきてから「今日やる仕事は何だっけ」と確認する社員は、自分がやるべきことを事前に把握し、出勤早々着手している社員と、その時点で差が付いています。
仕事ができる人とは、自分がやるべき仕事が何かを「漏れなく」「事前に」掴んでいるものです。
一般的には「TO DO リスト」などがありますが、それをシステム手帳やスマホのスケジュールで管理するなど、具体的な手法を取り入れて行うことをお勧めします。
仕事には「緊急度の高いもの」「期限内に終えればよいもの」「特に期限などがないもの」など、優先順位があります。
もっとも、これらは単純に時間軸で並べることができるなら、優先順位を考えるのに苦労はありませんが、優先順位は刻々と変化します。
また仕事は突然発生する場合や予測不可能な事態も生じます。
そうした状況変化を的確に捉えて、仕事リストを柔軟かつ適正に入れ替えて取り組んでいきます。
こうした状況でも対処できるのは、事前に「リスト」を作っていたからこそ、容易に組み替え、変化させることができるのです。
出勤時間より早めに、職場についてGoogleカレンダーで今日の予定を確認。突発的な仕事が舞い込む事を考えて、余裕を持たせて仕事の段取りを組むようにしています。
【早型】
一日の働き方についての調査で、ほとんどの人は就業時間間際に非常に忙しく作業しています。
通常業務が１７時半に終わるとしても、それまでに終わらなかった仕事の処理や、明日提出する提案書の準備、さらには経理精算などの事務作業をしています。
一方でほぼ定時でさっさと退社する人は、午前中に仕事を詰め込みます。
そしてその日のやるべき仕事をすべて片付けておきます。
突発的に仕事が舞い込んだとしても、時間に余裕がありますからなんなくこなしてしまいます。
朝は脳がスッキリしていますから、「やるべき事」に集中できます。私の場合は朝一番に「ブログ」に時間を使っています。その後に「朝散歩」の順ですね。
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【３つのロスをなくす】
では、なぜそのような事が可能なのか。それはすべての仕事について、先を読んで準備をしているからです。
直前や当日になって「今やらなきゃ」と慌てて作業をすると、アウトプットの質が下がることを知っているからです。
早めに準備をして「焦りのロス」をなくそうとしています。
先の「早型」の人は、特に朝に狙いを定めて重要な仕事を進める習慣があります。
朝はメールや電話、会議も少ないため、スケジュールを自分の意志で決めやすい、つまり朝は誰にも邪魔されず仕事ができる時間なのを理解しているのです。
昼頃を過ぎて「さあ、これから頑張るか」と思ったタイミングで、別の仕事の依頼がメールで届いたり、取引先から電話で時間を取られてしまったり・・・という「集中力のロス」が彼ら（彼女ら）には極端に少ないようです。
またランチ後、特に１５時前後は血糖値の関係で人間の集中力が最も下がりパフォーマンスが落ちる時間ですが、この時間は脳を使わない精算などの事務処理作業を行うことです。
「パフォーマンスのロス」を最小限に抑えるために、１５時前後まで脳を使わない作業をすることがお勧めです。
マイクロソフトでは「エグゼクティブトレーニング」という血糖値をコントロールするプログラムがあるそうです。
９時から１７時までの勤務時間内でパフォーマンスを最大化するために、血糖値の変動をできるだけ抑えて最高のコンディションを保つためのプログラムです。
例として朝はタンパク質と適度な糖質で体を温め、１０時にはリンゴをかじり、お昼は野菜とタンパク質中心にして食後にミネラルウォーターをコーヒーを飲み、パワーが落ちる１５時にピーナッツとドライフルーツを食べ・・・といった感じで行動が決められているそうです。
朝に集中力を高めて、午後は無理をせず少しずつ調子を上げていく、これは医学的にも正しいようで「最も仕事の効率の上がる行動」ともされています。
「ワーキングアスリート」とでもいうべきストイックですが、朝に創造的な仕事を集中して行い、午後のだれがちな時間にはあえて無理をしないのも、効率性を考えると極めて正しいことです。
他の方よりも何倍も成果を出すためには、体調管理はもちろん、眠くならないこと、思考が止まる時間に無理をしないことはとても重要です。
【デスク周りがきれい】
いざ仕事をしようと思ったときに、資料がなくて困ったことはないでしょうか？
必要な時に、必要なものがないよいうことは時間の無駄につながります。
１回の探す時間はわずかだとしても、毎回探すとなると、累計で考えると、かなりの時間を使うことになります。
この探す時間は、まったく生産性のない時間です。
合理的に考えても探す時間は限りなくゼロにする必要があります。
いつも整理整頓している状態を作っておけばロスを減らせます。
物理的なディスク周りだけでなく、パソコンのディスクトップなどもきれいにしておくことも「準備」の一環です。
ディスク周りだけではなく、「メモ」ひとつとっても「わかりやすく」するようにしています。終わったタスクは消して、次のタスクは？、優先順位は？時間は？いつも自問自答して「時間内」に終わるようにしていかないと、仕事でもプライベートでもダラダラと時間を無駄にしてしまします。
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